ARTI
SURAT :
Surat adalah
sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya
mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan;
alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. (http://id.wikipedia.org/wiki/Surat)
FUNGSI SURAT :
1. Alat bukti tertulis :
adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi
perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan
hubungan korespondensi.
2. Alat
pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti
historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu
organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta
organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi
intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman
: surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
JENIS SURAT :
- Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk
kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau
keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu :
1. Tidak menggunakan kop
surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan
penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa
bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas
- Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk
kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya
undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi :
1. Menggunakan kop surat
apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat,
lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam
pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa
resmi
5. Menyertakan cap atau
stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
· Kepala/kop surat
· Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga,
ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat
instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
· Nomor surat, yakni
urutan surat yang dikirimkan
· Lampiran, berisi
lembaran lain yang disertakan selain surat
· Hal, berupa garis besar
isi surat
· Tanggal surat
(penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
· Alamat yang dituju
(jangan gunakan kata kepada)
· Pembuka/salam pembuka
(diakhiri tanda koma)
· Isi surat
· Uraian isi berupa
uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil,
terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan.
· Penutup surat
· Penutup surat, berisi :
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai
nomor induk pegawai atau NIP)
· Tembusan surat, berupa
penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.
- Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat
ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus
disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan
perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga
eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat
penagihan.
- Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan
formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam
pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu
sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan
arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk
surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas :
1. Menggunakan kop surat
dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor
surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam
pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku
atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau
stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
- Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan
dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan
ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi.
Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam
penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.:
· Kepala surat
· Tempat dan tanggal
pembuatan surat
· Nomor surat
· Lampiran
· Hal atau perihal
· Alamat tujuan
· Salam pembuka
· Isi surat yang terbagi
lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup
· Salam penutup
· Tanda tangan dan nama
terang
Tidak ada komentar:
Posting Komentar